基本-5 オンラインワークで失敗しない「チャットワーク」の使い方

こんにちは!オンラインアシスタントの仕事ノウハウを紹介しているDESK YOU magazineライターの岡久保です。

ひと昔前までは、往復何時間もかけてオフィスに出社・仕事をすることが“世間一般の当たり前”でした。
ですが、オンラインワークは違います。
インターネット環境とパソコンがあれば、場所を選ばずに誰でも他の誰かと繋がれる、仕事を依頼・受託することができます。
在宅業務なので通勤時間がかからない。ペース配分を決めて仕事ができる。場所や時間に縛られずに働ける。といったメリットがたくさんあります。

オンラインワーク=メリットばかりの働き方に見えますが、問題点もあります

それは、情報共有の品質を維持するのが難しいということです。
昨日と今日でルールや方針が変更になることは、仕事上よくあることです。同じ仕事を共有するすべての人が、新しいルールを知っていなければこの変更が意味のないものになってしまいます。
“タイムリーに”“同じ仕事を共有する全ての人と”“同じ情報を共有すること”が、仕事を円滑に進行するためには非常に重要です。

情報共有を円滑にするために、チャットワークを活用しましょう

チャットワークは無料で簡単に使える機能的なツールです。
実際、私もチャットワークの使い勝手のよさにいつも助けられています。

▼チャットワークのメリット

  • 誰でも無料で簡単に使えるため、利用料などの負担や導入の手間がない
  • 仕事に特化したUIUXなので、一通り触れば使い方がわかる
  • 意思疎通を図る、連絡事項を一斉に配信する、スケジュール管理などがチャットワーク内で完結する
  • タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話・音声通話といったチャット以外の機能も充実している

もちろん、デメリットもあります。

▼チャットワークのデメリット

  • 『チャットして聞けばいいか』と自身で深く考えもせずに相手に答えを求めてしまう
  • チャットのみで業務に関するやりとりをすると、浅はかな理解にとどまったまま業務してしまい、業務の品質が下がる
  • チャットの文面では相手の理解度を図りきれず、何度も説明をしなければならなくなり、結果としてやりとりにかかる時間が膨大となってしまう

仕事を外注して手間を省くはずが、逆に手間がかかるオンラインワークとなってしまう…なんてことが発生してしまいます。
『仕事を外部に発注しても、自分が思うような作業をしてもらえない』
これは、外注スタッフの能力が低いということでは決して無く、仕事を発注する側・仕事を請け負う側の意思疎通が上手くいっていないことがほとんどです。

DESK YOU (デスクユー)では、仕事を発注する側(クライアント)と仕事を請け負う側(ワーカー)の意思疎通を円滑にするための在宅秘書サービスを提供しております。

DESK YOU(デスクユー)で最も使う機能 “グループチャット”

チャットワークの中心となる機能がグループチャットです。
DESK YOU (デスクユー)では、案件や目的に応じたグループチャットに招待し、招待されたメンバー同士が共有すべき情報を書き込む場所として利用しています。

①同じ業務を担当している在宅秘書スタッフ同士を繋げ、運用ルールの一括送信や業務連絡として利用する
②アイディアの共有、運用上の問題点解決の意見交換の場として活用する

特に①においては、スタッフ同士を繋げるだけではなく業務に必要な研修も組み合わせることが可能です。
グループチャットの概要に、業務内容や注意事項、業務マニュアルを格納したDropboxのURL等を添付しておけば、業務についてスタッフへ自主的に学習を促すことができます。
ある程度理解出来た段階で、チャットや電話、スカイプ等で意思疎通を図り、業務への理解度を図ったり、業務においてクライアントが求める完成イメージの共有を円滑に図ることが可能となります。
スタッフ同士では、業務の進行状況や業務を効率化するための情報交換などでよく利用しています。

しかし、チャット内容を流し見て、内容をしっかり確認出来ていないことがあります。
チャットワークでのやり取りでよく見られるミスです。
そんな確認モレを予防する機能もチャットワークにはいくつか用意されています。

メッセージの確認モレを防ぐためにできる3つのこと

①ToやReをつけて見落とされないようにする
②返信し忘れ防止のために未読機能を使う
③ピン機能で最優先チャットを固定表示にする

①ToやReをつけて見落とされないようにする

対象のメッセージにマウスカーソルを合わせると、「返信」が表示されます。
それをクリックすれば、メッセージ入力時に返信相手の名前が表示されます。

または、入力フォームの [TO] より相手ユーザーを呼びかけることも可能です。
返信元のメッセージを確認したい時には、「RE」のアイコンをクリックしましょう。
返信元のメッセージ確認及び移動できます。

②返信し忘れ防止のために未読機能を使う

一度既読になったメッセージを未読の状態に戻すことが出来ます。
対象メッセージにマウスカーソルを合わせると表示される「…」をクリックし、[ 未読 ] をクリックするだけ。
最新メッセージ~未読を押したメッセージまでが未読になります。

③ピン機能で最優先チャットを固定表示にする

頻繁に利用するチャットや、あとで返信したいチャットにピン機能を利用すると便利です。

チャット一覧にて、上部に表示位置を固定したいチャットバーにマウスカーソルを合わせると右側に表示される「ピン」アイコンをクリックするだけでチャット一覧の上部に固定することができます。

ツールを使う側にありがちなヒューマンエラーをカバーする機能も充実しています。

チャットワークをみんなで使って、ビジネスを加速させましょう!

このように、チャットワーク=すごく使える便利ツールであることがご理解いただけたかと思います!
オンラインワークでの業務報告・意見交換ツールとして、チャットワークを始めてみませんか?
使い方次第であなたを雑務から開放し、自分の専門領域の仕事にもっと時間を充てることができるかもしれません。
そして、その更に上を目指すサービスが、在宅秘書サービスのDESK YOU (デスクユー)です!

DESK YOUでは、クライアント全てに専任のオンラインアシスタントが付き、ご希望に合わせて幅広い業務(営業代行からWeb制作、そして経理等)をサポートいたします。
5時間無料トライアル実施中です!まずは、お気軽にお問合せください。

 

在宅秘書・オンラインアシスタントのDESK YOU

 

※この記事内で使用した画像は、すべてチャットワークから引用しています。