基本-4 ドロップボックスを使ったファイル共有方法

こんにちは!オンライン秘書が活躍するDESKYOU magazineライターの岡久保です。
WEBファイルをメールなどでやり取りしていると、どれが最新のファイルかわからなくなった経験はありませんか?
分からなくなってしまい、分かるところまで戻って作業のやり直し・・・そんな時間の無駄を省くためにも、
今回は、Dropbox(ドロップボックス)を使ったファイル共有方法についてお話したいと思います。

Dropboxを使ったファイル共有方法

Dropboxは既にご存知だと思いますが、その便利な共有の仕方は知っていますか?
Dropboxを使ってファイルを共有することで、自分のPCからだけでなく、他のPCやスマホからファイルにアクセスできるようになり、共有している人なら誰でも編集や修正ができるようになります。

ファイルを共有する方法としては2種類あり、フォルダを直接共有する方法と、URLを使って共有する方法です。
どう使い分ければいいのか、それぞれ見ていきたいと思います。

1.フォルダを直接共有する方法

フォルダを直接共有する方法とは、[Dropbox]フォルダ直下にあるフォルダやファイルを共有する方法です。
継続してその仕事をする人に便利な方法です。
自分のPC上にあるDropboxフォルダのローカルファイルで作業すると、すぐにクラウド上のファイルも同期できるので、アップロードする手間がかかりません。
DESK YOUの在宅秘書の業務も、これで作業効率UPを図っています。

フォルダでの共有方法については以下のサイトを参考にしてください(外部サイトに飛びます)。
→ Dropbox – 共有フォルダの作成

2.URLで共有する方法

フォルダを直接共有する方法では[Dropbox]フォルダ直下にあるフォルダやファイルしか共有できないので、下の階層のフォルダやファイルを共有したい時にはURLを使って共有することになります。
こちらは自分のDropboxアプリのフォルダ内には表示されないので、リンクをクリックしてネット上で表示する方法です。
短期のプロジェクトで、それのみのデータ(例えばパンフレットのデザインデータなど)を共有したい時などにおすすめです。
ネット上にあるのでそのファイルを修正変更したい場合は、随時 ダウンロード → 修正 → アップロード の手順を踏む必要があります。

URLでの共有方法については以下のサイトを参考にしてください(外部サイトに飛びます)。
→ Dropboxを使えばURLだけでファイルを共有できて超便利

注意しなければならないこと
1. 修正作業をするときは常に最新のファイルであることを確認する

共有しているフォルダやファイルの更新は、常に最新のファイルかどうか注意する必要があります。
そして、ファイルを修正するときには上書きせず、新たにコピーしてから作業する習慣をつけましょう。

更新日時だけだとわからなくなるので、誰がいつ更新したかがわかるように
「●●(ファイル名) 岡久保 02080847」 .pdf
のように名前と時間をファイル名の後につけておくのがおすすめです。

こうすることで先祖返りを防ぎ、無駄な作業を増やさないようにすることが大切です。
私たちDESK YOUの在宅秘書も十分に留意しています。

2.フォルダ共有(方式)の留意点

Dropboxでは、共有したファイル以下のフォルダ全体がPCに保管されるので、膨大なデータ量が自分のPCにも保存されます(すぐにハードディスクがいっぱいになることも・・・)。
しかも変更があるたびに毎回同期するので、動画データなどがあるとモバイルではすごいデータ課金されることもあるので注意が必要です。

ファイルはついなんでも保存してしまいがちなので、データ量が大きくなってしまいますね。

3.保存した場所を知らせる

ファイルをチャットワークにアップしたり、メールに添付したりしてやり取りしていると、どれが最新のデータなのかわからなくなってしまうことがあります。
そういったことを防ぐためにもむやみにデータをアップしたりせず、データを保存した場所を「Dropbox\~」のURLを記入して知らせるようにしましょう。

例えば、
Dropbox\DESK YOU業務\社内業務用\”DESK YOU営業0914″
というように記入するのです。

こうすることで、最新版が保管されているか、常に確認できるようになります。
各地で活躍しているDESK YOUのオンライン秘書も、これらに留意しながら活用しています。

まとめ

いかがでしたか?Dropboxでファイルを共有することの便利さと留意点をわかっていただけたでしょうか。
ここに挙げた以外にもDropboxには便利な機能がたくさんあります。Dropboxについてまとめたサイトもたくさんありますので、自分にあった機能を探してみてもいいかもしれません。是非ご活用ください。

では、今回のまとめです。

「Dropbox(ドロップボックス)を使ったファイル共有方法」
  • 用途に応じてファイルの共有方法を使い分ける
  • 修正するときには上書きではなくコピーで作業し、ファイル名に作業者+日時を追加しておく
  • データを保存した場所は「Dropbox\~」のURLを記入して知らせる

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