基本-2  ワード、エクセルの資料を複数・同時にオンライン編集するグーグルドライブ。

こんにちは!オンライン秘書が活躍するDESKYOU magazineライターの岡久保です。
前回はオンライン会議に必須の画面共有ができる、SkypeやTeamViewerについてご紹介しました。皆様のオンラインワークに活用されていますか?

今回はGoogle Drive(グーグルドライブ)を使って、すでにある記事や企画書に複数の人が修正や編集を加えたい場合にはどうすればいいかをご説明します。

従来のやり取り

一つの記事がメディアに掲載されるまでに、従来ではライターが書いた原稿を編集者へ送り、編集者が校正(赤入れ)して戻し、それをライターが確認し、というメールでの往復作業が数回行われていました。ライターと直接担当の編集者以外にも、記事の検閲に係わる編集長などにはCcでメールが送られていました。メールを送られた編集長がこの記事を訂正したい場合には、またメールで連絡しなければなりませんでした。

このような手間を省き、一つのプラットフォーム上で複数の人が、リアルタイムで一つの記事の修正や編集を行えるのがGoogle Driveです。この機能は数人のチームでプロジェクトの企画書を作る時にもとても有効です。
DESK YOUの在宅秘書も活用しています。

Google Driveを活用しよう

まずGoogle検索画面の上端にある■の集まったマークをクリックします。

以下のようなウィンドウが開きます。その中から三角形の「ドライブ」アイコンをクリックします。

開かれたウィンドウの左上の青い「新規」ボタンを押すと、

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの選択肢が出てきます。

記事や企画書ならGoogleドキュメント、表計算にはスプレッドシート、プレゼン資料ならスライドを選びます。(それぞれマイクロソフトのWord、Excel、Powerpointと同じように使うことができます。)

こうして出来上がった原稿は、画面右上の青い「共有」ボタンを押して、名前を付けて保存したり、共有者を設定したりします。

作成された原稿が、Googleドライブ上に保存されます。

共有者はこれらの原稿にアクセスして、いつでも修正・編集することができます。「コメント」を書いておけば、他の共有者がその修正案に賛成か反対かなどを書き込んで、共有者間のコミュニケーションもとれます。
DESK YOUでも、このようにして在宅秘書と共有者の間でコミュニケーションをとり、円滑に進められるようにしています。

ちなみに加えた修正は、そのまま原稿上に保存されます。「保存する」のステップがないため、保存し忘れて、せっかくした修正作業が消え去ってしまうこともありません。

このようにGoogle Driveを使うと、これまでほぼ個人作業に近かったドキュメントの作成が、「チームでコミュニケーションを取りながら作り上げるもの」へと変わっていきます。

メールによる文面だけでの主旨説明よりも、リアルタイムでのやり取りができるので、オンラインワークにありがちな〝最後まで説明しきれなかった感″をかなり減らすことができるのではないでしょうか。

またDESK YOUでは、このような総務や秘書業務から営業代行、Web制作などリモートワークで各地に住んでいるオンライン秘書がサポートしています。
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デスクユーはDESK YOU magazineを通じ、オンラインアシスタントを使ってビジネスを加速したい人への在宅秘書サービスです。

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