基本-3 会議の運用ルール

こんにちは!オンライン秘書が活躍するDESKYOU magazineライターの岡久保です。
前回、前々回とオンラインワークに必要なツールについてご説明しましたが、今回はオンライン会議の運用ルールについてお話ししたいと思います。

TeamViewerやSkypeを使ったオンライン会議と会議室で行う会議、一番の違いはなんでしょうか。
それは、お互いが同じ場所にいないので、雰囲気で相手のことが察知できないことだと思います。
そして次によくある問題は、システム上のトラブルなどで会議がうまくすすめられないことだと思います。

そんな時のためにも事前に運用ルールを決めておくことが大切ですね。
※在宅秘書である私たちDESK YOUのスタッフもこのトラブルによく巻き込まれています。

オンライン会議の運用ルール
  • 会議開催方法・議題・資料など共有を徹底する。
  • 頻繁に声を出す。
  • システム・トラブル時の対応をルール化しておく。

この3つを決めておくと、オンライン会議もスムーズに行えます。

具体的な方法

では具体的にどういったことなのか、これからみていきましょう。

1. 会議開催方法・議題・資料など共有を徹底する。

オンライン会議はインターネット上の会議なので、お互いのおかれている環境がわかりません。
会議に集合するといっても取引先の会議室に集合するのではなく、ネットミーティングのツール上のミーティングスペースに集合します。
ですから、会議を開催するにあたっての必要な情報を、参加者全員で共有する必要があるのです。

会議を開催するにあたっての必要な情報とは、まず、どんな方法で開催するのか(ツール)があげられます。
ミーティングスペースの番号だったりURLだったり、Skypeで行うのであればみんなのSkypeIDを相互に登録しておかなければなりません。
この情報共有が中途半端だったり準備が不十分だと、会議開始時間になってもツールの準備のために手間取り、スムーズに開催できなくなってしまいます。

もちろん、どのようなことを話し合うのか(議題)誰が参加するのか(出席者)参加するのに必要な資料などの情報も必要ですね。
連絡ミスをなくすためにも、会議開催にあたっての情報共有は徹底して行うことが求められます。

在宅秘書のDESK YOUチームではグーグルカレンダーを使って会議情報を共有しています。
会議開催時間にカレンダーを設定し、カレンダー内に共有すべき情報を記載しています。

  • 【件名欄】 会議名(件名+出席者の名前を記載)
  • 【場所欄】 会議ツールの名前とミーティングスペースのナンバーなどを記載
  • 【説明欄】 出席者、議題メモ、前回の議事録、資料など

上記をまとめておくことで、常にカレンダーさえ見れば会議内容がわかるようになります。

2.頻繁に声を出す

DESK YOUのスタッフでは、オンライン会議の参加者は、会議に入る時「〇〇です、参加します」と声に出して言うことにしています。これで参加者の声が全員に聞こえるかどうかがわかります。その声に司会者が反応することで、参加者にも司会者の音声が聞こえることが確認できます。また、遅れてきた参加者にも、それまで話し合っていたことをかいつまんで説明することができます。

また、司会者はムードから参加者の理解度を感じとることができないので、参加者は頻繁に声を出すようにしています。納得や賛成を「そうですね」「今のところもう一度説明してもらえませんか」などと声に出すのです。進行中に司会者が参加者に意見をもとめるのもいいでしょう。
そうすることで、参加者の会議への理解度合がわかるので会議の進行上も便利です。

ライブカメラを利用したら、というアイデアもいいかもしれません。

しかし私はあまりお勧めしません。なぜなら私の経験では、ライブ動画の中継が通信品質を下げることも多かったからです。また在宅ワーカーの女性は、自宅で仕事をしてる時にお化粧など身支度を整えてないことも多いので、それらを考えDESK YOUのスタッフ会議では、オンライン秘書は、カメラ中継をしないで会議をすることが多いです。

3.システム・トラブル時の対応をルール化しておく

オンライン会議にシステム・トラブルはつきものです。

TeamViewerにしてもSkypeにしても、音声が途中で途切れるなどのトラブルは、ある程度覚悟の上で進めるほうがいいでしょう。特にSkypeは、なぜか20分ぐらいで音質が極端に低下することがしばしば起こります。
たいていの場合は、会議主催者がTeamViewerを再起動したりSkypeをつなぎなおすことで解決できますが、そうなった場合、オンライン会議になれていない人は何が起きているのかわからず不安になるとともに、どうしていいかわからなくなると思います。
そういう場合の対処方法を決めておくことで、スムーズに会議に復帰できるようになると思います。

「途中で音声が途絶えてしまったら、TeamViewerならテキストチャット機能を使って『聞こえない』状況をテキストメッセージでコメントする。それも、参加者全員が聞こえるかどうかコメントする」

などのルールを決めておくといいでしょう。または

「同じグループのChatWorkでコメントする」

というルールにしてもいいと思います。とにかく、どのように対応するかをルール化しておくことが必要だと思います。

私のおすすめは、「フリーズした時は共有しているカレンダーに再度TeamViewerの会議番号を記載する」というルールです。そうすることで、何かおきてもとにかくカレンダーのオンライン会議情報にアクセスすれば、いつでも解決できるようになります。

このようなルール化で、不安や混乱を招かずスムーズにトラブルから回復できるようにしておくことが大切だと思います。

まとめ

いかがでしたか?オンライン会議には運用ルールが大切であるということがわかっていただけたでしょうか。
この3つ以外にも、実際にオンライン会議をしていく上で、ルール化した方がいいと思うものが出てくるかもしれません。その場合は、きちんとルール化することをおすすめします。
ルールを明確にすることによって、オンライン会議がよりスムーズに行えるようになります。是非活用してください。

では、今回のまとめです。

「オンライン会議の運用ルール」
  • 集合方法・議題・資料など事前準備の共有を行う。(グーグル・カレンダーの活用で会議情報の共有)
  • 頻繁に声を出す。
  • システム・トラブル時の対応をルール化しておく。

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