基本-1  オンライン会議には画面共有は必須。

こんにちは!海外からリモートワークを実践している、ライターの岡久保です。この度オンラインアシスタントが活躍するDESKYOU magazineの記事の執筆を担当させていただくことになりました。

欧米ではリモートワークが浸透し、数年先には米国の全労働人口の約4割がリモートワーカー/フリーランサーになるだろうとまで予測されているほどです。最近では日本でも、この新しい労働形態を取り入れる企業が増えつつありますね。DESK YOUもリモートワークで営業代行~制作、経理、秘書業務など、皆様の「オンラインアシスタント」として、各地に住んでいる在宅アシスタントがサポートしています。

オンラインワークによる打ち合わせとは?

さて、業務開始には打ち合わせがつきもの。今回私たちは、このオンラインワークでの打ち合わせをSkypeで行いました。DESK YOUでも、実際に在宅秘書が毎日Skypeなどのツールを利用して打ち合わせを行っています。

会社によっては、オンラインでの顔合わせをウェブカムを利用して、相手の顔を見て話し合うだけで済ませるところもありますが、ここで大事なのは「画面の共有」です。何かを説明するとき、実際の会議室でのプレゼンのように、同じ画面を見ながら話を進めるのとそうでないのとでは、受け取る側の理解度がまったく違ってくるからです。

たとえば「今あるサイトを、〇〇社のサイトのようにレベルアップしたい」と言った場合でも、Skypeでターゲットサイトの画面を共有しながら説明されると、そのページのどの部分がどう好ましいのかが具体的にわかりますね。

DESK YOUの在宅アシスタントや在宅秘書は、この共有画面を通じて作成書類等の確認を日常的に行い、間違いや誤解をなくし、実際に会って話しているような状態で業務を遂行しています。

Skypeでの画面共有

百聞は一見に如かずです。実際にSkypeでの画面共有をしてみましょう。

Skypeを開けて誰かに電話すると、このような画面が出てきます。
会話中に、オレンジ色の矢印が指している「+」マークを押すと

ドロップダウンが開きます。

「画面を共有」を選んでクリックし、

「開始」を押すと、画面が共有されます。

共有を止めるには、「共有を停止」をクリックします。

Skypeでは多人数で画面共有をすると、なぜか画面が固まってしまったり、音質が悪くなることがあります。

Skypeよりもおすすめ!画面を共有しながら話すにはTeamViewerを!

そこで画面を共有しながら話すのにより便利なのが、TeamViewer(チームビューア)です。特に多くの参加者がいる場合にはお勧めです。
弊社のオンライン秘書を含めた打ち合わせに、このTeamViewerを使うこともよくあります。

TeamViewerでは、Skypeのような事前のアカウント登録や、相手へのコンタクト申請は不要です。会議主催者が参加してほしい人へ「会議ID」を送るだけで済みます。会議IDを持っている人なら誰でもそのオンライン会議に参加することができるのです。

TeamViewerを使うには、まず以下のリンクからダウンロードします。
https://www.teamviewer.com/ja/download/

この時「個人で使用」を選んでください。

また、会議参加者全員が同じバージョンを使っていないとコミュニケーションができませんのでご注意ください。ちなみに現在の最新バージョンは12、弊社ではバージョン11を使用中ですが、早急に最新バージョンへのアップグレードを考えています。

参加者が会議主催者から送られた「会議ID」を入力して、「会議に参加」をクリックすると、主催者の画面が自動で共有されます。

この時、マイクのアイコンには斜線がかかっており、音声がミュートになっています。

マイクのアイコンをクリックして、ミュートを忘れずに解除してください。斜線がないのが解除された状態です。

主催者も参加者も、名前付のカーソルで共有画面上の好きな場所を指しながら話すことができます。
(画面は参加者であるオンライン秘書の中川さんが、棒グラフの37%を指して説明しているところです。)

自分が会議を主催したい場合には、「会議を開催する」の下にある「プレゼンテーション」をクリックすると

会議ID(mから始まる番号)を得ることができます。

参加人数の多い会議では「会議のスケジュール」カレンダーに入力しておけば、いざ会議が始まってから、「あっ、あの人に連絡するのを忘れていた!」というミスも事前に防げます。

いかがでしたか?誰にでも簡単に手に入るSkypeやTeamViewerのようなツールの機能を最大限に利用すれば、実際に顔を突き合わすことのない人とのオンラインコミュニケーションも、実は意外とスムーズにとることができるのです。ぜひご活用ください。

デスクユーはDESK YOU magazineを通じ、オンラインアシスタントを使ってビジネスを加速したい人への在宅秘書サービスです。

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