オンラインアシスタント(秘書)の業務内容について

こんにちは!オンラインアシスタントの仕事ノウハウを紹介しているDESK YOU magazineライターの岡久保です。

今回は、弊社サービス(DESKYOU)のオンラインアシスタント業務についてご紹介します。

オンラインアシスタントと聞くと、『何それ?』となるかもしれませんが、通常の秘書・アシスタントと業務内容は大きく変わりません。

日々のスケジュール管理やメールチェック、電話応対、資料作成など、上司が本業に集中できるようにオフィスから支える『縁の下の力もち』が秘書・アシスタントです。

オンラインアシスタントは、上司を“オフィス”からサポートするのではなく、“離れた場所からネット上”でサポートします。

 

どのようにして離れた場所からクライアントをサポートしているの?

 

通常のオフィスであっても、上司が出先からアシスタントにやって欲しい仕事を指示するのはめずらしいことではありませんよね?

オンラインアシスタントの場合、連絡先はオフィスではなくアシスタントのチャットワークもしくは電話です。

まず、アシスタントにやってほしい仕事と期限を伝えます。

アシスタントは、期限内に作業を完了し、チャットワークもしくは電話で上司に状況を報告します。

忙しい上司に代わって、資料作成や電話対応、リサーチ業務などの雑務をサポートします。より具体的にイメージしていただくために、あるクライアント様とオンラインアシスタントの1日をご紹介します。

クライアントとオンラインアシスタントのとある1日

オンラインアシスタントスタッフは全員在宅勤務をしています。

一般的に勤務時間は午前9時から午後5時までで、クライアントからいつ連絡があっても対応ができる状態でスタンバイしています。

こちらは、クライアントのA様とA様担当のオンラインアシスタントのやり取りを図説したものです。


①参照

A様から10時にアシスタントへ電話連絡から業務が始まります。

A様『金額は●●円、仕事内容はパンフレットデザインで、顧客A様に提示する見積書を今すぐ作成してほしい』

アシスタント『かしこまりました。15分ほどで作成し、チャットワークにアップします』アシスタントは、見積書を作成後にチャットワークで見積書を送付。

A様の1つ目のご依頼を完了しました。

A様は移動中に見積書ができあがり、仕事の効率がアップしました。

電話での依頼受付(5分)、見積書作成(15分)

実質の作業時間を合計した時間→20分

こちらが、アシスタントの実働時間になります。


②参照

次は、顧客A様の訪問前に電話連絡がありました。

A様『見積書、確かに受け取ったよ。ありがとう。次は、11時40分に顧客B様と打ち合わせがあるので、デザイナー(DESKYOU所属)にデザイン案と見積書をメールで送ってもらうよう電話で連絡してくれるかな?それが届いたら、チャットワークで僕のほうに送ってください』

アシスタント『かしこまりました。すぐにデザイナーに連絡します。』

アシスタントは、担当デザイナーに電話連絡し、メールでの資料送付を依頼。

届いた資料をA様へチャットワークで送付。2つ目のご依頼が完了しました。

A様は、打ち合わせ直前に充実した資料を準備することができ、結果商談がはかどりました。

電話での依頼受付(5分)、デザイナーへの連絡(10分)、資料送付(5分)

実質の作業時間を合計した時間→20分

こちらが、アシスタントの実働時間になります。

昼食を終え、A様は顧客C様を訪問。

※打ち合わせ時に、パンフレットデザインの依頼あり。


③参照

顧客C様の訪問後に電話連絡がありました。

A様『さっき訪問した顧客C様からパンフレットデザインの依頼があったので、詳細をいまから伝えるので、テキストにまとめてもらえるかな?…(デザインの仕様説明)まとめた資料ができたら、一旦チャットワークにアップしてほしい。お願いします。デザイン案提示の期限は3日後までっていうのも記録しといて』

アシスタント『かしこまりました。依頼内容のテキストに問題なければ、専属デザイナーに依頼する流れで問題ありませんか?』

A様『そうだね、念のため専属デザイナーのスケジュール確認しといてもらえるかな?』

アシスタント『かしこまりました。』

電話の後、デザイン仕様をテキストで作成し、A様と専属デザイナーに提示。

専属デザイナーに連絡→作業時間はどのくらいかかるのかと依頼した場合、3日後の前日に納品できるか確認。

A様に連絡→仕様に問題ないか確認し、専属デザイナーから提示された作業時間と納品予定日を伝える。

A様『じゃあ3日後の15時に顧客C様のところにもっていけるね。ありがとう。また夕方に連絡するので、そのときにパンフレットの全体イメージをデータで送ってもらえるかな?僕のイメージと相違ないか確認しておきたいから』

アシスタント『かしこまりました。では、デザイナーに17時までにイメージ画像を用意するよう伝えます。』

電話の後、デザイナーに連絡して17時までに全体イメージを送るように伝える。

専任アシスタントなら仕事の関係性も理解しているのでちょっとした調整事項も任せられ、とても業務がスムーズですね。

A様とのデザインに関するやり取り(10分)、テキスト作成(15分)、A様とデザイナーへの連絡(15分)

実質の作業時間を合計した時間→40分

※16時30分に専属デザイナーからデザインイメージが到着、そのままA様に送付しておく。

 


④参照

 17時にA様から電話で状況確認が入りました。

A様『デザインイメージありがとう。色はOKなんだけど、すこし色味が濃いかんじなので、今から送る色の濃さに合わせてもらえるかな?それ以外はOKなので、このまま進めてください』電話中にチャットワークに色のイメージが届く。

A様『色のイメージ、とどいた?』

アシスタント『届きました。では、このデータをデザイナーに送って色味をあわせるよう伝えますね。そのほか、何か気になることございますか?』

A様『業務時間ちょっとすぎてしまったね。申し訳ない。今日はこれで大丈夫!明日もよろしくお願いします。』

アシスタント『お気遣いありがとうございます。はい、こちらこそ明日も引き続きよろしくお願いいたします。』

電話が終了。

デザイナー、A様とのデータやり取り(10分)、A様とのイメージ確認における電話連絡(10分)、デザイナーへのデータ送付・色調変更の指示(10分)

実質の作業時間を合計した時間→30分

このように①~④のオンラインアシスタント1日の稼動時間は、合計で110分(1時間50分)となります。

A様から依頼~業務終了までの稼動時間のみなので、人件費の無駄がありません。

こちらは、ほんの一例です。

日々、お客様のスケジュールに合わせて、専属のオンラインアシスタントが適切なサポートをご提供しています。

オンラインアシスタントのサポートで、ビジネスを加速させましょう

小規模事業者やフリーランスの方の場合、例外もあるでしょうが専門業務から雑用まで多くのタスクを自分ひとりでこなさなくてはいけません。

そんな時、役にたつのはアシスタントです。

もちろんフルタイムのアシスタントを雇用するのが一番良いですが、待機時間にも給与が発生するなど無駄が多いのも事実です。

DESKYOUは待機時間をカウントしません。それなのに、自分の仕事状況を理解したスタッフが待機しており、業務をサポートします。

また、労務管理から解放されるのも大きなメリットだと思います。

ご自分でアシスタントを雇用するとPCツールやソフトの使い方の教育、仕事時間の管理、やめる場合は引継ぎなど、思った以上に大きな負担が発生します。

さらには一通り業務に必要なことを教えた!と思ったら翌月には『辞めます』と言われるなんてことも。本当に最悪な事例ですが、実際に起こりえます。

 

DESKYOUをご利用いただくことで、人材の採用・教育にかける時間と労力から開放されます。

なぜなら、一定レベルのパソコンスキルと社会人としてのマナーを教育された専任スタッフが常時スタンバイしているためです。アシスタントは、クライアントの好みや思考を学習し、チャットや電話で仕事を投げるだけでご希望に応じて必要な作業をこなしていきます。

常に発生する雑務から開放されることで、本来の業務により集中することができます。

DESK YOUは、クライアント全てに専任アシスタントが付き、ご希望に合わせて幅広い業務(営業代行からWeb制作、そして経理等)を専門のサポートスタッフがサポートいたします。

 

いかがでしたか?

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